一、申請調閱護照申請書者，須填妥「調閱護照申請書申請表」，並檢附相關證明文件正、影本，向外交部領事事務局或中部、南部、東部、雲嘉南辦事處或駐外各館處辦理。
二、申請調閱本人之護照申請書者，須檢附本人之國民身分證或其他足資確認人別之身分證明文件；本人未能親自辦理者，得委任代理人辦理，代理人應提示雙方之國民身分證或其他足資確認人別之身分證明文件及委任書。
三、當事人已死亡或受死亡宣告或失蹤者，得由其配偶、三親等內親屬或法律上之利害關係人申請，並檢附下列文件：
（一）申請人之國民身分證或其他足資確認人別之身分證明文件。
（二）申請人符合資格之證明文件。
（三）當事人已死亡或受死亡宣告者，當事人之死亡證明書或已辦理死亡登記或死亡宣告登記之戶籍資料。
（四）當事人失蹤者，當地警察機關之報案證明。
四、當事人為未成年人或受監護宣告之人，應由其法定代理人申請，並檢附下列文件：
（一）申請人及當事人之國民身分證或其他足資確認人別之身分證明文件。
（二）申請人具備法定代理人資格之證明文件。
五、申請案件之作業為十個工作天，但有緊急需要且經主管機關同意者，不在此限。申請人得選擇親自領取或檢附回郵信封後郵寄至其指定之處所。申請人委任代理人領取者，代理人應提示國民身分證或其他足資確認人別之身分證明文件。
六、依本須知規定應檢附之文件，除委任書外，如係在國外（包含港、澳地區）作成者，應經當地駐外館處驗證；其在大陸地區作成者，應先經大陸省市公證處公證及財團法人海峽交流基金會驗證。